如何提高员工阅读你发送的信息的效率？

你是否经常发现自己精心撰写的员工通知邮件被忽略？这篇文章将分享一些有效的沟通技巧，帮助确保你的信息能被员工看到并得到响应。

沟通的挑战

想象一下，你在周二花了两小时时间草拟一封邮件，内容是关于即时政策更改及员工需要采取的步骤。你发送了邮件，同时在公司的即时消息平台上发布了相同的信息。虽然有几个员工回复了问题，也有人发送感谢的便条，但到了周五早上，一位经理发消息来问：“听说有个新政策，这是怎么回事？”显然，这位经理并没有阅读你之前的通知，而他可能不是唯一一个。

这种情况虽然令人沮丧，但也是可以理解的。在信息爆炸的工作环境中，沟通确实是一项挑战。员工可能一心想稍后再仔细阅读收到的信息，但很容易就被其他事务分散了注意力，或者因为需要检查的信息太多而感到不知所措。当发送的信息不需要立即行动时，这或许还能容忍，但如果需要员工响应并且不活动会带来负面后果时，问题就严重了。

提高信息传达效率的策略

为了提高员工接收并响应信息的可能性，你可以采取一些策略性的沟通方法。具体策略取决于你要发送的通信类型。下面我们将讨论雇主通常发送给员工的三种类型的信息：不需要回应的新闻和更新、需要采取行动的及时通知，以及需要立即回应的紧急警报。

不需回应的新闻和更新

这类信息包括会议总结、公司财务更新、新员工公告、新的收入成就、关于自愿活动的新闻或年度假日日历等，这些信息虽然重要，但不要求员工做出具体响应。虽然员工错过这些信息可能不会影响日常工作，但确保信息能被容易地在多个渠道（如电子邮件、合作软件、内部通讯）找到是很重要的。

需要采取行动的及时通知

当你需要员工在某个时间节点采取行动时，你会分享这类信息，如开放注册、必须参加的培训、绩效评估、需要签名的手册更新等。如果员工错过了这些信息，你可能需要做更多的工作，有时候错过截止日期还可能导致福利丧失或其他不良后果。

这些信息应该是清晰且简洁的，带有容易遵循的指示和显眼的截止日期。制定一个传递这些信息并验证它们已被阅读、理解和遵守的计划是非常必要的，其中包括设置提醒并要求经理跟进他们的直接下属。

紧急警报和迫切消息

有时候，你需要提醒员工某些危险、严重风险或中断事件，以便他们可以立即采取行动或避免不安全的情况。这些警报可能涉及严重天气关闭、关于计划中断的警告或针对员工电子邮件的网络钓鱼诈骗。

员工需要立即接收并阅读这些信息。在这些消息中使用全大写和加粗字体可能是有用的。如果你使用电子邮件，可以将消息标记为紧急或高优先级，并请求阅读回执。也可以为这类消息专门设立一个协作频道，并要求员工将其固定或保存为最爱。

定制你的策略

如果你愿意接受反馈，考虑询问员工他们对于如何跟上你发送的信息并适当地给予优先级有何看法。你可以通过匿名调查他们的痛点，他们是否觉得从你那里收到的通讯太多或太少，他们更喜欢哪种沟通方式，以及他们是否有足够的工作时间来检查、回应并执行信息。

记住，一个经过时间考验的跟进未回应消息的方式是走到员工的办公桌前或打电话给他们，并礼貌地询问：“你收到我关于……的消息了吗？”通过这种方式，你不仅能确认信息是否已被接收，还能及时解决因信息遗漏可能引起的问题。